INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER I CLIENTI E I FORNITORI

Con la presente Censit S.r.l. (cod. fisc. e P. Iva 05374190964 con sede legale in Bergamo (BG), Viale Vittorio Emanuele II n. 12/a) – di seguito anche solo “Censit” o la “Società” – in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del GDPR, nella persona del legale rappresentante Presidente del C.d.A. dott. Marco Pesenti, in qualità di Titolare del trattamento, La informa che i Suoi dati personali (quali, a titolo esemplificativo, dati di clienti e fornitori) saranno trattati conformemente alla presente informativa e ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (GDPR).

La Società informa altresì che il trattamento sarà improntato ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, nonché alla limitazione delle finalità e della conservazione, alla minimizzazione dei dati, all’esattezza, all’integrità e alla riservatezza.

Definizioni

Dato personale: Qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (“Interessato”); si considerano identificabili le persone che possono essere identificate, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo (es. nome, numero identificativo), dati di localizzazione, identificatori online o a uno o più elementi specifici della loro identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Interessato al trattamento: La persona fisica cui si riferiscono i dati personali.

Trattamento dei dati personali: Ogni operazione o insieme di operazioni, effettuate con o senza strumenti automatizzati, applicate a dati personali o a insiemi di dati (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, uso, comunicazione, cancellazione, distruzione, ecc.).

Titolare del trattamento (data controller): La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

Responsabile del trattamento (data processor): La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

Oggetto del Trattamento

Il Titolare tratta i dati personali identificativi che Lei fornisce in occasione della conclusione e dell’esecuzione di contratti per i servizi resi dalla o alla Società (es.: nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, recapiti telefonici, indirizzo e-mail, codice fiscale/partita IVA, di seguito “Dati”), nonché ogni altro dato necessario per l’esecuzione del rapporto contrattuale e precontrattuale.

Tipologia di Dati trattati, finalità, base giuridica e natura del trattamento

Per quanto riguarda i dati personali, il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso (es. anche solo ai fini di un ricontatto o dell’elaborazione ed invio di un preventivo). Il conferimento dei dati per consentire al Titolare l’invio di comunicazioni commerciali è facoltativo; l’Interessato può opporsi in ogni momento al trattamento esercitando i diritti previsti dalla normativa applicabile.

Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, ha come conseguenze emergenti: i) l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso ai patti contrattuali per cui esso sia eseguito e ii) la possibile mancata corrispondenza dei risultati del trattamento stesso agli obblighi imposti dalla normativa fiscale, amministrativa e civilistica cui esso è indirizzato.

Si precisa che in ogni momento l’Interessato al trattamento potrà revocare il consenso manifestato, anche per le attività di marketing, indirizzando un’apposita comunicazione al Titolare del trattamento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti basati sul consenso effettuati anteriormente alla revoca.

Le modalità per fornire e revocare il consenso saranno indicate negli appositi form, nel banner cookie o nelle comunicazioni di marketing e, in ogni caso, inviato un’apposita comunicazione al Titolare del trattamento.

I Dati saranno trattati per le seguenti finalità e con le relative basi giuridiche:

• Esecuzione del contratto e adempimenti precontrattuali: gestione della prestazione richiesta, predisposizione preventivi, esecuzione degli obblighi contrattuali e contabili.

Natura del conferimento: obbligatoria per la stipula/esecuzione del contratto; il rifiuto comporta l’impossibilità di erogare il servizio.

• Adempimenti di legge e obblighi fiscali/antiriciclaggio: assolvimento di obblighi previsti dalla normativa fiscale, antiriciclaggio e altre disposizioni di legge.

Natura del conferimento: obbligatoria per legge; il rifiuto impedisce l’adempimento degli obblighi normativi.

• Attività amministrative e contabili: fatturazione, gestione della contabilità, conservazione dei documenti.

Natura del conferimento: obbligatoria per le finalità indicate.

• Comunicazioni informative e attività di marketing diretto (eventuale newsletter, soft spam): invio di comunicazioni commerciali e informative solo previo consenso espresso dell’Interessato, salvo diverso fondamento normativo specifico.

Natura del conferimento: facoltativa; il mancato conferimento del consenso non pregiudica l’esecuzione del contratto.

• Profilazione interna e analisi delle abitudini d’uso del sito: attività di profilazione finalizzate a personalizzare comunicazioni e servizi e analisi del traffico/uso del sito. Tali trattamenti saranno effettuati previo consenso quando richiesto dalla normativa applicabile (es. cookie analytics non strettamente necessari); ove la profilazione non incida su diritti fondamentali e sussista un interesse legittimo del Titolare, il trattamento potrà essere fondato anche sul legittimo interesse, previa valutazione di bilanciamento.

Natura del conferimento: facoltativa; il rifiuto limita esclusivamente le attività di marketing/personalizzazione.

Luogo e modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, comunicazione, cancellazione e distruzione. Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, digitalizzata e/o cartacea, con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti nominati responsabili o addetti del trattamento ai sensi della normativa applicabile.

I Dati raccolti su supporto cartaceo sono conservati presso la sede legale/operativa di Censit S.r.l., con sede legale in Bergamo (BG), Viale Vittorio Emanuele II n. 12/a.

I Dati in formato elettronico sono archiviati su server ubicati presso la medesima sede e/o su infrastrutture di cloud storage gestite da fornitori terzi i quali possono avere sede di archiviazione (datacenter) al di fuori dell’UE. In ogni caso, eventuali trasferimenti a servizi cloud avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR e secondo accordi contrattuali con i fornitori stessi, nominati, se del caso, Responsabili del trattamento.

I Dati saranno accessibili esclusivamente, e nei limiti strettamente necessari, a: personale interno autorizzato, soggetti in posizione di responsabilità o incarico tecnico organizzativo, e a soggetti esterni nominati Responsabili del trattamento (es. fornitori ICT, consulenti amministrativi e legali, servizi di conservazione, spedizionieri). L’accesso è consentito unicamente per lo svolgimento delle attività funzionali alle finalità indicate nella presente informativa e nel rispetto delle misure di sicurezza adottate.

L’elenco nominativo aggiornato dei Responsabili del trattamento Dati nonché dei Soggetti autorizzati che operano sotto l’autorità diretta del Titolare del trattamento potrà essere consultato inoltrando apposita richiesta scritta al Titolare del Trattamento secondo le seguenti modalità:

• a mezzo pec: censit@legalmail.it
• a mezzo raccomandata a/r all’indirizzo della sede legale.

Tempo di conservazione dei dati

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le finalità di servizio o comunque sino al termine di prescrizione dei diritti insorti in capo Società in conseguenza dei rapporti giuridici e di fatto intercorsi tra le parti.

Ambito di comunicazione e diffusione

I Dati oggetto del trattamento non saranno diffusi, salvo esplicita autorizzazione dell’Interessato rilasciata previa idonea informativa. I Dati potranno invece essere comunicati a società contrattualmente legate al Titolare del trattamento (es. Responsabili del trattamento, Soggetti autorizzati al trattamento).

I Dati potranno essere comunicati in tal senso a terzi appartenenti alle seguenti categorie:

• dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di Soggetti autorizzati o incaricati;
• Responsabili del trattamento che forniscono servizi al Titolare del trattamento (compreso l’Amministratore di sistema);
• liberi professionisti, studi o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza;
• soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare del trattamento;
• autorità competenti per adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta degli stessi.

I dati identificativi trattati in applicazione delle procedure di sicurezza aziendale non sono oggetto di comunicazione, fatte salve espresse e specifiche richieste eventualmente avanzate dalle competenti Autorità giudiziarie ed investigative. Ogni ulteriore comunicazione o diffusione avverrà solo previo esplicito consenso dell’Interessato.

Diritti dell’Interessato

La informiamo infine che in ogni momento potrà esercitare i diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi della normativa applicabile.

I diritti che l’Interessato al trattamento può esercitare sono i seguenti:

1. Diritto d’accesso ai Dati nonché alle relative informazioni
2. Diritto alla rettifica dei Dati inesatti e di integrazione degli stessi qualora fossero incompleti
3. Diritto alla cancellazione dei dati
4. Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo
5. Diritto alla portabilità dei Dati
6. Diritto di opposizione al trattamento dei Dati
7. Diritto di proporre reclamo al Garante della privacy.

Le richieste dovranno essere rivolte al Titolare del Trattamento via pec, e-mail oppure a mezzo raccomandata a/r.

Il Titolare informerà tempestivamente l’Interessato dell’azione intrapresa rispetto alla suddetta richiesta. La tempistica potrà essere eccezionalmente prorogata in caso di necessità dettate dalla complessità della richiesta, previa comunicazione all’Interessato.

Dati del Titolare del trattamento:

Censit S.r.l. con sede legale in Bergamo (BG), Viale Vittorio Emanuele II n. 12/a

Pec: censit@legalmail.it

E-mail: info@censit.com

Modifiche alla presente informativa sulla privacy

L’informativa sulla privacy potrebbe essere aggiornata periodicamente. In tal caso, verrà aggiornata l’Informativa sulla privacy caricata online sul nostro sito web. Pertanto, si consiglia di rivedere periodicamente tale informativa. Le modifiche a tale informativa sulla privacy entrano in vigore nel momento in cui vengono pubblicate sulla pagina web ufficiale di Censit S.r.l. e, in ogni caso, l’Interessato potrà chiedere chiarimento al riguardo al Titolare del trattamento.

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