Riconciliazione fisico-contabile

Il processo di riconciliazione fisico-contabile consiste nell’allineamento tra la situazione contabile, riportata nel libro cespiti, e la realtà riscontrata in fase di inventario.
Come l’inventario, anche la riconciliazione, che rappresenta il vero valore aggiunto del fixed asset management, viene sviluppata e realizzata in tempi ridotti, attraverso un servizio “chiavi in mano” da personale esperto che vanta un’esperienza in più di 4000 progetti.

In tale quadro, il processo di riconciliazione fisico-contabile andrà ad evidenziare tre situazioni fondamentali:

  • Beni presenti a registro contabile che trovano una corrispondenza con la realtà inventariale
  • Beni presenti a registro contabile che non hanno riscontro nel risultato d’inventario
  • Beni individuati fisicamente ma non presenti a registro contabile

Il risultato di questa attività consente di ottenere una corrispondenza univoca tra dati contabili (categoria fiscale, posizione contabile, anno di capitalizzazione, fattura, costo storico, aliquota di ammortamento, residuo in ammortamento, …) e dati fisici raccolti in fase inventariale (localizzazione del bene, centro di costo, numero di etichetta, descrizione del bene, stato di usura, …) permettendo di sanare le divergenze contabili-fisiche, rispondendo alle esigenze di carattere amministrativo/gestionale o a richieste da parte di società di revisione, dei sindaci, dell’audit o di qualsiasi altro istituto che abbia finalità di controllo della situazione patrimoniale.

Il risultato della riconciliazione permette quindi di:

  • Iscrivere a bilancio valori corretti e corrispondenti alla realtà (D.Lgs. 231/01)
  • Tracciare ed individuare i beni aziendali oggetto di agevolazioni finanziarie (Legge 488/92)
  • Facilitare l’eliminazione dei cespiti “fantasma” registrati nel libro delle immobilizzazioni
  • Soddisfare le richieste legate a SOX, IAS, IFRS
  • Produrre report finanziari più corretti che consentano un efficace controllo degli investimenti
  • Agevolare la risposta alle domande dei revisori dei conti, del collegio sindacale e dell’audit
  • Rendere possibile la migrazione pressoché automatica dei dati di riconciliazione verso qualsiasi sistema ERP (SAP, ORACLE, MICROSOFT, AS400, ZUCCHETTI, ecc.) o software gestionale
  • Individuare le linee contabili di riferimento e i valori di bilancio in caso di operazioni di dismissione, vendita, rottamazione o cessione di ramo d’azienda
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Perchè fare la riconciliazione e perchè con censit

Così come l’inventario è l’attività propedeutica alla conoscenza della realtà fisica, il risultato di riconciliazione è il vero valore aggiunto di un corretto processo di fixed asset management dove il Cliente ha la garanzia e la certezza di un allineamento e una corrispondenza biunivoca tra ogni registrazione contabile ed il relativo bene.

Ovviamente l’affidare tale processo ad una società esperta come Censit, garantisce un risultato misurabile che permette di evidenziare le differenze contabili-fisiche, ma al contempo di concentrare tali disallineamenti, per quanto possibile, su asset completamente ammortizzati non andando a creare minusvalenze, e quindi impatto economico, in fase di dismissione/smaltimento.

L’impegno di risorse esperte che hanno maturato la loro professione in più di 4000 progetti produce un valore aggiunto non paragonabile a qualsiasi altra realtà che si proponga nella risoluzione di un processo così delicato. La possibilità di applicare soluzioni “chiavi in mano” già testate in altre realtà velocizza il processo e consente di “pilotare” il risultato finale verso situazioni controllabili.

Ecco alcuni dei vantaggi che hanno spinto i nostri Clienti a sceglierci:
  • Si offre una soluzione “chiavi in mano”, dall’incarico al caricamento del dato finale nel sistema informatico del Cliente
  • Nessun sub-appalto, tutte le attività realizzate da dipendenti diretti professionisti del settore
  • Benchmark di settore (possibilità di attuare le soluzioni già adottate con successo da altre realtà)
  • “Guida attiva” del processo in carico a Censit che, con la sua esperienza, può prevenire e risolvere le difficoltà operative
  • Si allineano i libri contabili alla realtà fisica
  • Si risponde agli obblighi di legge (come richiesto dal D. Lgs. 231/01)
  • Si attuano i processi SOX, IAS, IFRS, …
  • Si sgrava il proprio personale di attività non dirette al core-business dell’azienda
  • Si producono report finanziari più corretti che consentono un efficace controllo degli investimenti
  • Si facilita l’eliminazione dei cespiti “fantasma” registrati nel libro delle immobilizzazioni
  • Si facilita la funzione amministrativa nell’individuare le linee contabili e i valori di bilancio in caso di operazioni di dismissione, vendita, rottamazione, donazione, ecc.
  • Si consente la migrazione, in modo pressoché automatico, del dato finale verso i più comuni sistemi ERP
  • Si agevola la risposta alle domande dei Revisori, del Collegio Sindacale e dell’Audit
  • Si facilita la raccolta di informazioni più sicure in casi di cessioni, fusioni e acquisizioni
  • Si imputano i costi ai corretti centri di costo
  • Si consente l’associazione delle informazioni gestionali ai dati contabili
  • Si mantiene un costante controllo del patrimonio e una corretta valutazione di bilancio
  • Si verifica l’effettiva corrispondenza tra beni in comodato e/o leasing e contratti in vigore
  • Si individuano e monitorano i beni aziendali oggetto di agevolazioni finanziarie (Legge 488/92)
  • Si fornisce uno strumento utile per attualizzare i contratti di assistenza, manutenzione e assicurazione
Dismissioni e smaltimenti

Ovviamente data l’esperienza di Censit nel settore, oltre a evidenziare, attraverso il processo di riconciliazione, le divergenze tra mondo fisico e contabile, assistiamo il Cliente anche nel processo di “pulizia” fornendo tutti gli strumenti per lo smaltimento degli asset sia da un punto di vista fisico che contabile.

Per il raggiungimento di tale obiettivo Censit può supportare il Cliente nella stesura della documentazione e reportistica necessaria ad attivare o le procedure di vendita/rottamazione/smaltimento o gli allegati necessari alla presentazione di un atto notorio che consenta, attraverso l’evidenza delle differenze inventariali, di dismettere ed alienare contabilmente le registrazioni legate a beni non più presenti in azienda.
Valutazioni e perizie

A completamento del servizio, Censit, attraverso i suoi partner, fornisce anche una serie di attività di valutazione e perizia per la misurazione delle performance passate e future in caso di operazioni ordinarie e straordinarie.

In particolare i principali servizi riguardano:
  • La valutazione di impianti industriali
  • L’applicazione dei nuovi principi contabili internazionali (IAS)
  • La stima di proprietà immobiliari
  • La consulenza nella gestione dei rischi di interruzione di attività (Danni Indiretti)
  • L’assistenza in sede di liquidazione dei danni