Inventario

L’inventario è un servizio realizzato da personale esperto che consiste nella ricerca e ricognizione di ogni singolo cespite, nella sua etichettatura con supporti a scelta tra RFID, QR Code o Barcode e nella classificazione dell’asset attraverso informazioni di carattere localizzativo e descrittivo. Tale processo si articola in diversi passaggi e l’attività propedeutica è costituita dall’analisi del libro cespiti.

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Preanalisi contabile

Consiste nell’analisi del libro cespiti, con tutte le sue descrizioni generiche o incomprensibili, disomogeneità, incongruenze e disallineamenti accumulati in anni di storia in cui si sono stratificate sia modifiche delle strategie di capitalizzazione, sia differenti interpretazioni date dalle varie figure che si sono susseguite nel ruolo di registrazione dei cespiti.

L’obiettivo è di individuare le tipologie e le categorie dei beni aziendali che, essendo state registrate nel libro cespiti, dovranno, in linea teorica, essere riscontrate durante la campagna inventariale. Sarà quindi onere di Censit creare una base dati sulla quale definire e condividere: il livello di granularità in cui ogni cespite complesso dovrà essere scomposto, le informazioni che dovranno descriverlo (sia di carattere descrittivo che localizzativo) e le modalità con le quali lo stesso dovrà essere inventariato (singolarmente, a lotto, ecc.). Ovviamente tali dati saranno incrociati con i risultati di progetto di realtà assimilabili a quel particolare Cliente così da proporre soluzioni già testate che garantiscano un risultato certo e di successo.

Inventario cespiti

L’inventario dei beni aziendali è l’attività cardine su cui si basa l’intero processo di fixed asset management. L’inventario consiste essenzialmente, in conformità a quanto stabilito e condiviso nella fase di preanalisi, nel rilevare ed etichettare ogni singolo cespite, descrivendo l’asset attraverso informazioni di carattere localizzativo (edificio, piano, ufficio, reparto, cdc, …) e descrittivo (tipologia, marca, modello, numero di serie, …).

Gli obiettivi principali della fase di inventario possono essere così schematizzati:

Definire una procedura di inventariazione e una nomenclatura personalizzata per le esigenze di ogni singolo Cliente
Individuare in modo univoco e secondo un planning concordato ogni immobilizzazione materiale
Etichettare ogni singolo asset attraverso il sopralluogo svolto da personale specializzato
Creare in tempo reale un’unica base dati informatica che descriva e caratterizzi ogni singolo bene esistente
Conoscere la distribuzione fisica delle immobilizzazioni materiali
Produrre un tracciato dati interfacciabile e importabile con il programma gestionale del Cliente (SAP, ORACLE, MICROSOFT, AS400, ZUCCHETTI, ecc.)

In tempi ridotti, attraverso un’accurata attività di etichettatura dei cespiti, i tecnici Censit forniscono un servizio “chiavi in mano” in cui tutte le fasi progettuali: dalla rilevazione all’etichettatura, dalla localizzazione fino alla classificazione/caratterizzazione di ogni singolo asset vengono svolte in completa autonomia da risorse esperte, evitando di distrarre dalla normale operatività il personale del Cliente.
Il servizio si sviluppa durante il classico orario di lavoro e la consueta operatività del Cliente (anche in ambiente produttivo) senza la necessità di alcun fermo macchina.

Ciò è reso possibile dall’impiego di personale diretto (nessuna attività data in subappalto) e costantemente formato che ha sviluppato i propri skill grazie all’esperienza accumulata in migliaia di progetti realizzati con successo.

E’ altresì importante sottolineare che nell’ottica di ottenere il miglior risultato possibile ed un elevatissimo livello di qualità, Censit garantisce, attraverso una serie di controlli diretti e incrociati, on-site e back-office, che si traducono in un controllo a campione realizzato direttamente con il Cliente, un livello minimo di affidabilità sul dato prodotto pari ad almeno il 98%. Solo una volta che il Cliente avrà verificato la bontà del lavoro realizzato e constatato il livello di qualità atteso, la fase progettuale di inventario potrà ritenersi conclusa con successo.

E’ opportuno evidenziare che, all’interno del servizio completo di fixed asset management, l’inventario è l’unica fase operativa che, in rari casi (< 1%), viene realizzata dal personale dell’azienda Cliente. Ovviamente in tale ottica Censit fornisce: procedure, modelli, affiancamento e formazione che consentono alle risorse incaricate di ottenere, nel minor tempo possibile, il miglior risultato.

Etichette barcode, QR-code o RFID

A supporto delle attività di inventario cespiti ed in particolare per la fase di etichettatura dei singoli beni materiali possono essere adottate soluzioni differenti.

Ma qual è la migliore?

La risposta non è certo banale e se da un lato la classica etichetta con codice a barre o il QR-Code può sopperire a diverse esigenze con costi contenuti è pur vero che se si desidera migliorare i processi, velocizzare le operazioni di audit e quindi dimezzare le risorse coinvolte e conseguentemente abbattere i costi annessi, la tecnologia RFID è ormai lo standard di riferimento.
La soluzione RFID, acronimo di Radio Frequency Identification, non è altro che una tecnologia per l’identificazione automatica che si basa sulla lettura a distanza di informazioni contenute in un tag mediante dei lettori. Un tag RFID, in ambito di inventario cespiti, solitamente si presenta come una semplice etichetta autoadesiva che nasconde al proprio interno un microchip e un’antenna che permettono di rilevare, attraverso un ricetrasmettitore, il bene su cui è stata apposta l’etichetta anche senza vederla (il segnale RFID è in grado di “bucare” le superfici – non metalliche – permettendo quindi di posizionare l’etichetta in un luogo nascosto, o particolarmente sporco, con il risultato di: preservare l’etichetta stessa, l’aspetto estetico del bene su cui viene posta, ma soprattutto più che dimezzare i tempi di rilevazione in fase di audit non dovendo, a differenza del Barcode, spostare gli oggetti o ripulire le superfici).

Censit è stata la prima realtà sul territorio nazionale, e non solo, ad introdurre e rendere standard l’utilizzo di etichette RFID (attive o passive, LF, HF, UHF, …) nei propri processi di fixed asset management. Pur continuando ancora oggi ad utilizzare i metodi più classici di etichettatura quali: etichette con codice a barre, QR-Code o con numerazione progressiva, il mercato ha indirizzato la scelta tecnologica verso il mondo RFID (degli ultimi progetti di inventario realizzati da Censit, il 99% sono stati richiesti con il supporto di tag RFID).

Perchè fare l’inventario e perchè con censit

Le attuali normative, dal Codice Civile alle SOX, dagli IAS agli IFRS, investono i dirigenti aziendali dell’obbligo di garantire la rintracciabilità, ed un allineamento contabile, dei beni di proprietà riconducibili alla società.

Per rispondere a tali esigenze il Cliente può in alternativa dotarsi di un sistema e un processo che coinvolga tutti i ruoli aziendali, dagli acquisti all’amministrazione, dall’IT agli utilizzatori creando ovviamente contrasti di visione e responsabilità tra le varie divisioni, oppure demandare il processo ad una società esperta.

Mentre nel primo caso vanno considerati fattori quali la necessità di distrarre proprio personale dalla normale operatività e costi di: formazione, coordinamento, acquisto dei materiali di consumo e degli strumenti di rilevazione, trattamento e consolidamento dei dati prodotti, oltre ad un ovvio livello di qualità inferiore dovuto all’impiego di risorse con skill differerenti, scarso entusiasmo e quindi precisione, nel secondo caso tutto viene superato attraverso un servizio “chiavi in mano”.

In quest’ottica, a differenza di realtà che hanno come core-business altri processi quali facchinaggio, facility management o valutazioni/perizie di carattere assicurativo e si adoperano a supportare il Cliente in questo processo, Censit è invece una solida realtà che ha fatto dell’inventario cespiti la sua unica offerta, traducendo tale attività nel suo lavoro quotidiano.

Censit è quindi in grado, senza appesantire la struttura dell’azienda Cliente, di fornire un servizio “chiavi in mano”, realizzato da personale interno (nessun sub-appalto) costantemente formato e autonomo, che ha sviluppato i propri skill su un’esperienza di migliaia di progetti di inventario completati con successo.

Ecco alcuni dei vantaggi che hanno spinto i nostri Clienti a sceglierci:

Si risponde agli obblighi di legge (come richiesto dal D. Lgs. 231/01)
Si individuano ed etichettano in modo univoco tutte le immobilizzazioni
Si sgrava il proprio personale di attività non dirette al core-business dell’azienda
Si producono report finanziari più corretti che consentono un efficace controllo degli investimenti
Si facilita l’eliminazione dei cespiti “fantasma” registrati nel libro delle immobilizzazioni
Si consente la migrazione, in modo pressoché automatico, del dato finale verso i più comuni sistemi ERP e sistemi contabili del Cliente
Si agevola la risposta alle domande dei Revisori, del Collegio Sindacale e dell’Audit
Si facilita la raccolta di informazioni più sicure in casi di cessioni, fusioni e acquisizioni
Si facilita la conoscenza dell’utilizzatore, la distribuzione analitica e geografica dei propri asset
Si consente l’associazione delle informazioni gestionali ai dati contabili
Si promuovono controlli periodici obiettivi
Si rende la propria azienda all’avanguardia utilzzando una tecnologia RFID
Si consente di riallocare i beni aziendali al corretto centro di costo così da poter ottenere una base certa su cui sviluppare una contabilità analitica
Si permette di conoscere la distribuzione fisica, stato di attivazione e/o obsolescenza delle immobilizzazioni, fornendo uno strumento efficace per il controllo degli investimenti
Si riducono i costi di gestione (Total Costs of Ownership, TCO)
Si mantiene un costante controllo del patrimonio e una corretta valutazione di bilancio
Si verifica l’effettiva corrispondenza tra beni in comodato e/o leasing e contratti in vigore
Si individuano e monitorano i beni aziendali oggetto di agevolazioni finanziarie (Legge 488/92)
Si rende possibile ridefinire e ridisegnare l’elenco dei fornitori in funzione delle tipologie rilevate
Si fornisce uno strumento utile per attualizzare i contratti di assistenza, manutenzione e assicurazione
Si migliora il rapporto fiducia/rispetto tra datore di lavoro e dipendenti: grazie al controllo puntuale si ottiene una sensibile riduzione delle “missing things”

Altri inventari Inventario di magazzino

Il servizio, a volte realizzato direttamente, altre appoggiandosi ad un partner, in conformità alle procedure precedentemente descritte, ha l’obiettivo di fornire al Cliente un inventario delle giacenze per mezzo di una verifica puntuale che certifichi le quantità effettive ed evidenzi le eventuali differenze rispetto alle risultanze teoriche.

Il processo si articola nei seguenti step:

Predisposizione dei software e dei dispositivi di misura
Definizione della procedura di inventariazione
Integrazione delle risultanze teoriche riportate nel sistema del Cliente
Inventario fisico
Report finale con evidenza delle differenze tra quanto rilevato fisicamente e le giacenze riportate a sistema
Predisposizione dei risultati di progetto per un aggiornamento massivo e automatico del sistema informatico del Cliente

Inventario a fini manutentivi

Questa attività, realizzata secondo gli standard Censit precedentemente approfonditi, consiste nella puntuale classificazione ed etichettatura di tutti gli asset tecnologici oggetto di manutenzione ordinaria e straordinaria.

Il processo si articola nei seguenti step:

Definizione della granularità in cui ogni singolo asset complesso deve essere scomposto
Individuazione degli item che necessitano di interventi manutentivi
Definizione del processo
Scelta dei supporti più appropriati
Inventario fisico
Report finale che descrive metodologie e risultati raggiunti
Predisposizione dei risultati di progetto per un aggiornamento massivo e automatico del sistema informatico del Cliente